Архив документов организации — важное подразделение, которое отвечает за порядок и хранение всех тех бумаг, которые должны храниться по закону. Важно отметить, что требования закона распространяются не только на деятельность работающих компаний, но и на те, которые недавно закрылись, потому что некоторые документы необходимо передавать в государственные архивные фонды.
В этой статье мы расскажем о том, как организовать и вести архив, а также о базовых правилах, которые помогут сделать эту работу комфортной и приятной.
Когда создавать архив?
В идеале ведение архива документов организации должно стартовать с момента основания компании. И первыми бумагами, которые окажутся в нем, должны стать учредительные документы.
На практике, к сожалению, так бывает далеко не всегда. Зачастую компании задумываются о создании архива лишь спустя время после начала работы, а иногда — и вовсе, когда поддерживать порядок в бумагах становится сложно.
Так что ответим на этом вопрос иначе: создавать архив нужно как можно раньше!
На что опираться при создании архива?
Прежде всего, необходимо понять, что именно должно отправляться на хранение. А для этого важно разобраться с требованиями закона. Изучайте законодательную базу, чтобы детально знать, какие документы нужно хранить, а какие — необязательно.
Кроме того, важно обратить внимание на специализированные профессиональные нормативные акты и документы.
Самый простой способ разобраться с теорией и понять базовые основы архивного дела — посетить обучающие семинары от профессионалов. Они помогут быстро найти ответы на все возникающие у новичков вопросы.
Где хранить архив?
Существует два основных варианта:
- Разместить содержимое на хранение прямо в офисе. Как правило, для этого выделяют специальное помещение, которое должно соответствовать определенным требованиям (без окон, без труб с водой и других коммуникаций), прохладное, не подвальное и т.д. Комнату нужно оборудовать стеллажами, а сами бумаги размещать в папках, а их — в коробках с крышками.
- Отправить на внеофисное хранение. Речь идет о специально оборудованных архивохранилищах, где все необходимые условия поддерживаются автоматическими системами (климат-контроль, пожарная и охранная сигнализация, датчики дыма и т.д.). Кроме того, если вы решите передать бумаги в подобное хранилище, вам не придется проводить архивную обработку документов, все поступающие бумаги будут соответствующим образом подготовлены сотрудниками хранилища. Значимы плюс такого варианта — свободные от бумаг пространства в вашем офисе.
